Dopo avere detto nella prima puntata quali sono gli errori più comuni vediamo di capire quest'oggi perché si fanno questi errori e come li possiamo evitare.
Le cause
Inadeguata preparazione
Fare scrittura professionale richiede una certa preparazione e non è un compito che può essere affidato all'ultimo arrivato o allo stagista.
Spesso si tende a sottovalutare questo aspetto ritenendolo superfluo perché c'è altro da fare. Ed è proprio qui l'errore, il business writing è un aspetto fondamentale dell'immagine aziendale e va affidata ad una persona competente.
Pessimo manegement
Legato al punto precedente, una cattiva gestione delle risorse disponibili da parte dei capi può portare ad affidare l'onere dei testi aziendali alla persona non più indicata.
Ma può anche succedere che pur affidando il compito alla persona più qualificata, non c'è un buon rapporto fra colleghi con i risultati che ne conseguono.
Scarsa motivazione
Pur essendo bravo lo scrittore, ma se questi non è fortemente motivato, i risultati saranno alquanto scadenti.
Catene troppo lunghe
L'ideale sarebbe che la persona che si occupa dei testi aziendali sia anche competente dell'argomento che deve trattare e non il tecnico che deve trasmettere allo scrittore con magari in mezzo ulteriori passaggi con i risultati che ne conseguono.
I consigli
Bene, dopo tante critiche siamo finalmente arrivati ai tanti attesi consigli. Non perdiamoci in altri giri di parole e veniamo subito al nocciolo.
Il target
L'avrò detto e ridetto tante volte, prima di iniziare a scrivere dobbiamo sapere a chi ci rivolgiamo. Target differenti richiedono forme di comunicazione differenti, altrimenti rischiamo che le nostre parole vadano al vento.
Poche parole ma buone
Evitare troppi giri farraginosi di parole, ma andare subito sull'obbiettivo. Non è un romanzo ma un testo tecnico e chi legge non ha tempo da perdere. Insomma poche parole ma buone.
Aiutarsi con esempi
Spesso un buon esempio aiuta l'esposizione e la conseguente comprensione di un concetto, specie se questo non è semplice da spiegare.
Usare la forma attiva
Sarebbe meglio evitare di usare la forma passiva nei verbi e usare quella attiva, perché questa conferisce maggiore vitalità alle frasi, mentre il passivo rammollisce il discorso.
La punteggiatura
Usiamo correttamente la punteggiatura e mettiamola quando ci vuole. Facciamo respirare il lettore evitando di scrivere frasi interminabili, non è mica una maratona.
Seguire uno schema espositivo
Così come quando facevamo i temi a scuola la maestra consigliava di fare uno schema logico degli argomenti da trattare, lo stesso sarebbe bene fare nel business writing.
Lo schema ideale è:
- Premessa
- Trattazione argomento
- Considerazioni finali
Rileggi accuratamente
Rileggiamo e rileggiamo con cura quanto scritto allo scopo di correggere gli errori ortografici, eliminare eventuali refusi. Facciamo in modo che il nostro discorso sia lineare e scorrevole.
Usa una grafica sobria
Siamo in ambito professionale e quindi dobbiamo dare una certa uniformità al nostro testo.
Evitiamo quindi di cambiare continuamente font, diamo uniformità e usiamo sempre la stessa, anzi, sarebbe bene farlo sempre.
Anche i colori, evitiamo gli arlecchini, non è mica un libro di favole per bambini o un album da colorare.
Conclusioni
Questo è quanto, spero che dopo questa lettura in due puntate abbiate una più chiara visione d'insieme e soprattutto siate consapevoli di quanto sia fondamentale la scrittura professionale per un'azienda.
È un compito che richiede molta pratica e conoscenza del proprio lavoro che deve essere affidata ad una persona oltre che brava a scrivere anche competente della materia, che abbia un'esperienza pratica, che sappia quali sono le problematiche che si debbano affrontare quotidianamente e come queste si risolvono.